CPHDIALOGUES PERSONDATAPOLITIK

 

1. Introduktion

cphdialogue aps er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores kunders, leverandørers, samarbejdspartneres og medarbejderes oplysninger, herunder personoplysninger. Vi har stort fokus på at beskytte personoplysninger og arbejder hele tiden for at sikre løbende overholdelse af databeskyttelseslovgivningen, herunder databeskyttelsesforordningen.

Når cphdialogue i forbindelse med levering af konsulentydelser behandler personoplysninger, vil behandlingen i nogle tilfælde ske efter kundens instruks og på kundens vegne. cphdialogue vil i disse tilfælde være databehandler. Vi sikrer i disse tilfælde, at vi indgår en skriftlig databehandleraftale med vores kunde. Aftalen indeholder instruks og vilkår for cphdialogues behandling af personoplysninger.

Denne databeskyttelsespolitik indeholder oplysninger om cphdialogues behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlig, som du kan læse mere om nedenfor.

 

2. Databehandlingsaktiviteter

Nedenfor beskriver vi, hvilke kategorier af oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke databehandlingsgrundlag.

 

2.1 Kundesamarbejde:

Formålet er at varetage samarbejdet med vores kunder (herunder oprette kunder og jobs, levere konsulentydelser, fakturere, kvalitetsstyre og -kontrollere), administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer og foretage statistisk behandling.

Vi registrerer kunden og kundens eventuelle ejere samt eventuelle kontaktpersoner hos kunden.

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på kunder og kunders ejere samt navn, titel, telefonnummer og e-mailadresse på eventuelle kontaktpersoner hos kunden.

Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne opfylde aftalen med kunden eller gennemføre foranstaltninger på kundens anmodning forud for indgåelse af aftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Endvidere er behandlingen nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne varetage kundesamarbejdet, administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, fx identificere kundebehov og forbedringer i serviceleverancen, varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer, som er stillet til rådighed for eller benyttes som led i serviceringen af kunden, samt hosting, administration og styring af vores hjemmeside, systemer og applikationer og foretage statistisk behandling og forretningsudvikling, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi modtager data fra kunden og kundens eventuelle ejere, samt eventuelle kontaktpersoner hos kunden.

Vi opbevarer oplysningerne i 10 år, regnet fra udgangen af kalenderåret for det seneste job/samarbejde, medmindre særlige forhold betinger en kortere eller længere tids opbevaring. Kontaktpersoner slettes hurtigst muligt, efter vi er blevet bekendt med, at de ikke længere er ansat hos kunden.

cphdialogue videregiver ikke personoplysninger til tredjeparter, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

 

2.2 Besøgende:

Besøgende på vores kontor:

Vi behandler ikke oplysninger om besøgende på vores kontor.

Besøgende på cphdialogue.dk og cphdialogue.com:

Vi anvendercookies på vores hjemmesider for at forbedre brugerens oplevelse, når brugeren navigerer rundt på hjemmesiden. For så vidt angår oplysninger, der indsamles ved brug af cookies, henviser vi til cphdialogues cookiepolitik beskrevte på hjemmesiderne.

Endvidere behandler vi i forbindelse med kontaktformularen på hjemmesiderne oplysninger om firmanavn, personnavn, email adresse og mobiltelefonnummer. Dette gør vi alene for at være i stand til at kunne kontakte den pågældende person på baggrund af dennes egen opfordring. Vi opbevarer oplysningerne i 1 år regnet fra datoen, hvor den besøgende afgav sine oplysninger.

 

2.3 Administration af leverandører og samarbejdspartnere

Formålet er at kunne varetage kontraktstyringen samt at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere.

Vi registrerer leverandøren eller samarbejdspartneren, herunder kontaktpersoner hos disse.

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, e-mailadresser og telefonnummer samt eventuelt bankoplysninger på leverandører og samarbejdspartnere. Herudover behandler vi navn, titel, e-mailadresse og telefonnummer på eventuelle kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere.

Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne opfylde aftalen med leverandøren og samarbejdspartneren jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Behandlingen af personoplysninger om kontaktpersoner hos leverandøren og samarbejdspartneren er nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere og opfylde kontrakten med samarbejdspartneren jvf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi modtager oplysningerne fra leverandøren eller samarbejdspartneren eller disses kontaktpersoner.

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år regnet fra leverandør- eller samarbejdsforholdets ophør, medmindre særlige forhold betinger en kortere eller længere tids opbevaring.

Vi videregiver, såfremt det er påkrævet, personoplysninger til revisor i forbindelse med revision, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

 

2.4 Rekruttering

Formålet er at kunne skabe og bevare relationer til udvalgte kandidater, hvor der har været en gensidig dialog med henblik på eventuel fremtidig rekruttering.

Vi behandler almindelige personoplysninger, der fremsendes af kandidaten, herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger i ansøgning, CV, referencer, karakterudskrifter, billeder og øvrige bilag.

Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne behandle og vurdere kandidaten med henblik på senere rekruttering, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi modtager oplysningerne fra kandidaten samt i visse tilfælde fra de referencer, som kandidaten måtte opgive.

Vi opbevarer oplysningerne i op til 6 måneder regnet fra tidspunktet for modtagelsen.

Vi videregiver ikke oplysningerne til tredjeparter, men vi kan i visse tilfælde overlade dem til databehandlere som f.eks. it-leverandører. Vi sørger i så fald for at indgå de nødvendige aftaler for bl.a. at sikre, at personoplysningerne behandles sikkert og forsvarligt i henhold til de forpligtelser, der følger af databeskyttelsesforordningen.

Såfremt kandidaten giver samtykke til, at vi kan indhente referencer, videregives samtykkeerklæring til de(n) virksomhed(er) og kontaktperson(er), kandidaten har oplyst som referencer med henblik på at tjene som dokumentation for, at kandidaten har givet sit samtykke til, at cphdialogue må indhente referenceoplysninger om kandidaten.

 

2.5 Markedsføring

Formålet er markedsføringsmæssige tiltag, herunder at kunne målrette vores kommunikation til relationer.

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, stilling, organisation, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Behandlingen er nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse, herunder vores markedsføringsinteresse og vores interesse i at målrette det materiale, vi sernder ud, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Behandlingen af oplysninger som led i leveringen af eventuelle nyhedsbreve sker på baggrund af relationens samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Kilder til oplysningerne er relationen, vores medarbejdere eller via offentligt tilgængelige kilder, f.eks. CVR og LinkedIn.

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år regnet fra vores seneste dialog med relationen. Såfremt relationen har tilmeldt sig et nyhedsbrev, behandler vi oplysningerne, indtil samtykket trækkes tilbage.

Vi videregiver ikke personoplysninger, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

 

3. Databehandlingssikkerhed

Informationssikkerhed er den forretningsrisiko, der prioriteres højest i cphdialogue. Vi arbejder seriøst og professionelt med informationssikkerhed. Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal dikre databeskyttelse for såvel kundeoplysninger, personoplysninger og andre fortrolige oplysninger. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

 

4. Dine rettigheder

Som registreret har du visse rettigheder, som cphdialogue som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde.

Du kan kontakte cphdialogue og få indsigt i, hvilke personoplysninger cphdialogue behandler om dig, ligesom du kan få berettiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger. Såfremt du ønsker, at dine personoplysninger bliver slettet, at cphdialogue begrænser behandlingen af oplysningerne, at udnytte din ret til dataportablilitet, eller at gøre indsigelse mod cphdialogues behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte cphdialogue.

Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os. Dette gælder også, såfremt du ikke længere ønsker at modtage e-mails med information om cphdialogue eller markedsføringsmateriale fra cphdialogue. Tilbagekaldelsen berører ikke lovligheden af den behandling, vi har foretaget forud for tilbagekaldelsen.

 

5. Ændring i denne databeskyttelsespolitik

Vi gennemgår og opdaterer løbende vore databeskyttelsespolitik.

cphdialogues databeskyttelsespolitik er opdateret den 2. maj 2019.

 

6. Kontakt

Dataansvarlig er:

cphdialogue aps

CVR-nr.: 34474745

Lyngby Hovedgade 10C

2800 Kgs. Lyngby

Danmark

Såfremt du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller såfremt du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os:

cphdialogue aps

Att.: DPO

Lyngby Hovedgade 10C

2800 Kgs. Lyngby

Danmark

Tlf.: 2124 3612

E-mail: fk@cphdialogue.com

 

7. Klage

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til fk@cphdialogue.com. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over cphdialogues behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk

 

8. Regler

De regler, der gælder for cphdialogues behandling af personoplysninger, findes i:

  • Databeskyttelsesforordningen
  • Databeskyttelsesloven